В моей команде мы используем Zoom для видео-звонков, и щас я расскажу, как всё настроено, чтобы:

• засунуть ссылки на каждую зум-встречу в календарь на 10 лет вперед;
• на чуть-чуть затянувшуюся встречу не пришли гости со следующей;
• собраться в минимум кликов после 40-минутного лимита, если что-то не успели обсудить.

Мой ответ простой: пачка регулярных встреч без фиксированного времени

• Поскольку встреча регулярная, у неё есть постоянная ссылка — её и кладём в описание встречи в календаре. Не нужно каждый раз создавать встречу и рассылать ссылку участникам.
• Раз встреча без фиксированного времени, то встречу в календаре можно двигать куда угодно, ссылка не протухнет. На сдачу получаем возможность пересобраться тут же, если в 40 минут не влезли. Все участники выходят из встречи (организатор может нажать End meeting for all, или встреча сама отвалится), и заходят по той же ссылке. Не надо её людям рассылать — она есть у них в календаре. Просто напомните им об этом на 39-й минуте встречи, и они подключатся сами.
• Чтобы люди с разных встреч не оказывались в одной куче между 14:59 и 15:01, добавляем в разные встречи разные ссылки.
• Совсем частые встречи типа стендапов можно добавить в закладки или даже открывать хоткеем через Alfred или подобные средства. По команде в консоли или по крону.

Как завести такую встречу

Залогиниться на zoom.us и зайти в Конференции → запланировать конференции:

В настройках поставить чекбокс, что конфа повторяется, а в выпадушке «Повторение» выбрать «Без фиксированного времени».

И я ещё ставлю галку «Включить вход раньше организатора», так люди даже без вас смогут поговорить :)