Командные встречи — в одно и то же время

Когда встречи расставлены хаотично, планировать время сложно.

Когда встречи всегда в одно и то же время, планировать легко.

Представьте ситуацию: команда вводит Scrum и собирается запланировать регулярные Scrum-встречи. Или новая команда собралась для работы над новым проектом. Короче, нужно завести несколько повторяющихся встреч в календаре.

Обычно создание этих встреч берёт на себя менеджер, или тимлид, или скрам-мастер, или другой важный человек.

Календарь этого менеджера или тимлида, вероятно, уже заполнен массой событий и митингов.

В календаре менеджера много событий, и расставлены они часто хаотично — На скриншоте ещё ничего, плотность событий бывает и выше

Так что менеджер ставит регулярные встречи с командой в свободные слоты:

Менеджер ставит встречи с командой в свободные слоты — События нашей команды показаны синим

А вот как теперь выглядит календарь остальных участников команды:

Для команды почти каждый день есть ещё одна встреча, кроме стендапа, но она каждый день в разное время — Встречи расставлены хаотично

У команды в 4 из 5 дней добавилась встреча, но каждый день в разное время. И вот разработчица хочет записаться к врачу или принять доставку. Представьте её диалог с больницей или курьером:

— В какое время вам удобно?
— Так, ну в понедельник после двенадцати, во вторник с двенадцати до двух, потом с четырёх и до вечера. В среду после часа, — тётенька из регистратуры уже не слушает, — в четверг после двенадцати и до пяти, а в пятницу с двенадцати до четырёх, ну и после пяти!
— В четверг в шесть вечера подойдёт?
— Нет, я же сказала, в четверг до пяти!
— До пяти? Ну тогда во вторник, во вторник в три есть время!
— Но во вторник в три я как раз не могу...

Было бы гораздо проще, если бы встречи были в одно и то же время:

Общие встречи всегда в одно и то же время

Это потребует от менеджера договориться с другой командой, чтобы подвинуть их встречу:

Встречи команды каждый день в одно и то же время — Менеджеру придётся договориться с другой командой, чтобы передвинуть «Sync with team 2»

И благодаря этому каждый участник команды сможет легко планировать ежедневную рутину:

Легко запланировать обед, тренировку и курсы английского по расписанию — Менеджеру придётся договориться с другой командой, чтобы передвинуть «Sync with team 2»

Ещё такое расписание вырабатывает привычку, что в 16.00 может быть общекомандная встреча, поэтому надо до неё поесть, или закоммитить, или ещё как-то приготовиться.

И помогает реже продалбывать встречи тем, у кого встреч мало и они реже в календарь смотрят — опять же из-за привычки.

Подвинуть все встречи на одно время трудно. Для этого нужно договариваться с участниками других митингов и искать свободные слоты.

Однажды пятничная встреча у нас не попала в привычное время:

В пятницу встреча началась на полчаса раньше

Один из участников опоздал минут на 20: «Извините, я думал, у нас в 16.00 начало…»

Если специфика встреч позволяет и команда согласна, можно поставить все встречи на один день:

Менеджер поставил все встречи с командой на среду — Пришлось передвинуть встречу «OKR Sync»

Тогда команда будет знать, что на среду лучше ничего не планировать, а в другие дни — пожалуйста.

В общем, стремитесь занимать встречами строки или колонки:

Занимайте в календаре один день, или одно и то же время в разные дни

Если вы тот самый менеджер с забитым календарём, постарайтесь выровнять встречи по командам и типу.

Например, у первой команды стендапы в 11.00, остальные встречи в 16.00, а у второй стендапы в 11.30, а большие встречи в 17.00. One-to-one стартуют в 12.30, а в 13.30 встречи с руководством.

И команды будут вам благодарны.